تُدخل فاتورة بعشرة آلاف. أي حساب إيراد؟ وأي حساب ذمة؟ لم يكتب أحد شيئًا. فمن أين جاءا؟
لكل نوع حساب — إيراد، وذمة، وشحن، وضريبة، وغير مفوتر، وغير مكتسب — تضبط من أين يُستمدّ كل مقطع من مقاطع تركيبة الحساب: من نوع المعاملة، أو مندوب المبيعات، أو موقع العميل، أو بند سطر قياسي، أو قيمة ثابتة.
وهذا هو الجزء الذي يربك الناس. فالمحاسبة الآلية تبني التركيبة قطعةً قطعة، وقد يأتي كل مقطع من مصدر مختلف. فحساب من ثلاثة مقاطع قد يُجمَّع من ثلاثة مواضع مختلفة.
واستخدم أبسط مصدر يحقّق المتطلب. قيمة ثابتة حيث لا تتغير القيمة أبدًا. ونوع المعاملة هو المصدر الأشيع والأسهل صيانةً للحساب الطبيعي.
ثم الشق التطبيقي: اضبط المحاسبة الآلية للإيراد والذمة، وأدخل معاملة، وافتح التوزيعات وتتبّع كل مقطع إلى مصدره، ثم غيّر مصدرًا واحدًا عمدًا وأعد الإدخال لتشاهد الحساب يتغيّر.
وهذا هو السبب الأول لسؤال «لماذا إيرادي في الحساب الخطأ»، وأول ما يعجز عن شرحه استشاري الذمم المدينة الجديد. وتغيير المحاسبة الآلية بعد وجود المعاملات لا يصلح شيئًا بأثر رجعي — فالتوزيعات القائمة تبقى كما كانت.