يبقى الأمر في انتظار الموافقة دون ظهور مُعتمِد، أو مع مُعتمِد يقول إنه لم يستلمه.
ثلاثة مواضع للبحث
تُحَل أغلب حالات هذه المشكلة بأحد ثلاثة مواضع، وبهذا الترتيب. سجل المهام على المستند يُظهر كل مشارك وُجِّهت إليه المهمة، ومتى، وما الذي فعله. وقائمة مهام الشخص الذي كان يُفترض أن تصله تجيب عمّا إذا كانت قد وصلت فعلًا. وقواعد الموافقة، مقروءةً كما يقرؤها المحرّك لا كما قُصد بها، تُظهر أي قاعدة طابقت. ابدأ بالسجل، فهو الوحيد من الثلاثة الذي يدلّك على الموضع التالي.
الأسباب الأكثر احتمالاً
- قاعدة الموافقة لم تجد أحدًا — وما يحدث بعدها إعداد لا انتظار. المهمة التي يتعذّر توجيهها لا تُصدر خطأً. وبحسب الإعداد تُعتمد تلقائيًا، أو تُرسَل إلى مسؤول، أو تبقى كما هي — ويرى مُقدّم الطلب أنها في انتظار الموافقة بينما لا أحد يحملها. فغياب الخطأ لا يخبرك أيًّا من هذه حدث؛ الإعداد هو الذي يخبرك.
- المُعتمِد غير نشط أو تركَ العمل. الموظف المنتهية خدمته قد يبقى مذكورًا في التسلسل، والتوجيه المعتمد على التسلسل يتوقف حيث تتوقف السلسلة — فمُقدّم طلب بلا مشرف مسجَّل، أو سلسلة تنتهي قبل بلوغ حد الموافقة، ينتجان العَرَض نفسه. وإصلاح الحالتين في بيانات الموارد البشرية لا في المشتريات، وهذا يستحق المعرفة لأنه يحدد من تسأل.
- نجح التوجيه وفشل التسليم. فشلان مختلفان لكل منهما إصلاح مختلف، والثاني أكثر شيوعًا. فإذا أُزيل دور المُعتمِد وما زالت المهام مسندة إليه، تبقى المهام في قائمة مهام لا يستطيع فتحها: السجل يقول إن المهمة سُلِّمت، والشخص يقول إنه لم يرها، وكلاهما صادق.
ما يجب التحقق منه
- سجل المهام على المستند — يحدد عادةً أين توقف التوجيه، ويفرّق بين ما لم يُوجَّه قط وما وُجِّه ثم أُهمل.
- هل للمُعتمِد المذكور تكليف نشط ومشرف.
- هل يتجاوز المبلغ حدًّا يُوجَّه بشكل مختلف. الأوامر التي تُعتمد دون الحد وتتوقف فوقه تشير مباشرة إلى القاعدة وتُبرّئ التسلسل — اختبار من دقيقتين يستبعد نصف الاحتمالات.
- قائمة مهام المُعتمِد مباشرةً، بدل سؤاله إن كان قد وصله إشعار.
الحالة التي لا يبلّغ عنها أحد
ضابط الموافقة قد يفشل في اتجاه الموافقة، وهذا الفشل صامت. فالأمر المتوقف يُبلَّغ عنه خلال يوم لأن أحدًا ينتظره، أما الحالة المعاكسة فلا ينتظرها أحد. وتستحق حالتان التحقق ما دمت في القواعد: سلسلة غير محسومة تُعتمد تلقائيًا، وهي ضابط لم يُطبَّق بهدوء دون ما يميّزه عن ضابط طُبِّق، وقاعدة عامة فوق قاعدة أخص فلا يعمل الاستثناء أبدًا. فكل شيء مُعتمَد، من أحدهم، فلا يبدو شيء خاطئًا — وقد يبقى حدٌّ بلا أثر شهورًا ثم يُكتشف في مراجعة لا من مستخدم.
إعادة تعيين المهمة أو سحب المستند وإعادة إرساله تُزيل العَرَض وتترك القاعدة معطلة للأمر التالي. يُفضَّل إصلاح القاعدة في الزيارة نفسها.
إذا لم يفسّر أي مما سبق المشكلة، افتح تذكرة واذكر ما تحققت منه. قراءة هذا المقال لا تستهلك أي ساعات.