«إدارة محفظة المشاريع» تسمّي محفظة تطبيقات مقسومة على عرضين يحلّان مشكلتين مختلفتين لأناس مختلفين. ومعاملتها منتجًا واحدًا أشيع خطأ في تحديد النطاق في هذا المجال.
الإدارة المالية للمشاريع. تخطيط الأنشطة والموارد والتكلفة والفوترة والإيراد وتنظيمها وإدارتها لتُنجَز المشاريع بنجاح وتكون الأرقام صحيحة. وتشتريها المالية. ومركز الثقل دفتر الأستاذ العام.
وإدارة تنفيذ المشاريع. تخطيط المشاريع وتسليمها، والتعاون في العمل المشروعي وغير المشروعي، وإيجاد المورد الأنسب لتزويد مهمة. ويشتريها مكتب إدارة المشاريع وقيادة التسليم. ومركز الثقل الجدول والناس.
فالإدارة المالية تؤدي التكلفة والفوترة والإيراد والميزانيات والتوقّعات وتقارير الأداء. وإدارة التنفيذ تؤدي إدارة المشاريع والمهام، والجدولة، ومجمّعات الموارد، والاستغلال، والتزويد.
وما يتشاركانه: المشاريع والمهام والموارد والأدوار مفاهيمَ. لكن كل عرض يستخدمها على نحو مختلف بعض الشيء — وذلك ثاني أشيع مصدر للبس في هذا المجال. الكلمات الأربع نفسها، ومعنيان، ولا يلاحظ أحد حتى يصف شخصان الكائن نفسه ويختلفا.
وملامح العملاء. شركة خدمات مهنية تفوتر العملاء بالساعة ← الإدارة المالية، ومعها عقود على الأرجح. وإدارة تقنية معلومات داخلية تتتبّع إنفاق المشاريع ← الإدارة المالية بلا فوترة. وشركة هندسية بمشاريع رأسمالية ← الإدارة المالية مع الرسملة. ومكتب إدارة مشاريع يريد جدولة العمل وتزويده ← إدارة التنفيذ. واستشارية تفعل ذلك كلّه ← كلاهما — وذلك تنفيذ أكبر من أيٍّ منهما وحده.
وإليك ما يستحقه هذا الدرس، في صورتيه. يقول عميل «نريد إدارة المشاريع». فتحدّد نطاق إدارة التنفيذ. وبعد ثلاثة أشهر تسأل المالية أين الفواتير. أو العكس: تحدّد نطاق الإدارة المالية، فيكتشف فريق التسليم أن لا جدولة. وكلاهما يقع. وكلاهما يمكن تفاديه في حديث من عشرين دقيقة — وذلك الدرس ٤.
واسمٌ يُعرَف لا يُتعلَّم: إدارة المنح عرضٌ مجاور للمنظمات ذات المِنَح والتمويل.