تظهر الفواتير معتمدة ومُتحقَّقًا منها، ولا تظهر محاسبتها في دفتر الأستاذ.
الاعتماد ليس ما ينبغي النظر إليه، وهذا سبب ضياع اليوم كله. الاعتماد حالة في سير العمل تخص الصلاحية — من وافق. أما المحاسبة فمسار منفصل يخص ما إذا كان القيد قابلًا للإنشاء أصلًا. فقد تكون الفاتورة معتمدة بالكامل وغير قابلة للمحاسبة نهائيًا، ولا تلمّح شاشة الاعتماد إلى ذلك.
خمس حالات بالترتيب. حدّد أيها بلغت الفاتورة
- تم التحقق. التحقق هو ما ينشئ التوزيعات، فبلا توزيعات لا شيء يُحاسَب وكل خطوة بعدها بلا معنى. وحين يفشل التحقق نفسه تحمل الفاتورة غالبًا إيقافًا من التحقق — وأكثرها ورودًا اختلاف التوزيعات، حيث لا يطابق إجمالي السطر التوزيعات، وغالبًا بسبب سطر ضريبة لم يتوقعه المُدخِل، وإن كان أي إيقاف من التحقق يوقفها هنا. والإيقاف ظاهر، وهذا ما يجعل هذه الحالة أرخص ما يُستبعَد.
- تمت المحاسبة. الخطوة التي تفشل أكثر من غيرها، ولها حالتان تبدوان متطابقتين على الفاتورة ولكل منهما إصلاح مختلف. المحاسبة في وضع المسودة تنتج قيودًا للمراجعة — والمراجعة هي الغرض من المسودة — والتشغيل النهائي هو ما يمضي بها قدمًا؛ وأن يرى أحدهم قيودًا فيستنتج أن الأمر نجح هو أشيع نهاية زائفة. وخطأ محاسبي حقيقي هو الحالة الأخرى: تركيبة حساب أُلغيت أو انتهى تاريخها بعد إدخال الفاتورة، أو قاعدة تحقق متقاطع، أو إغلاق فترة دفتر الأستاذ المساعد (subledger) بين الاعتماد والمحاسبة. شغّل إنشاء المحاسبة (Create Accounting) واقرأ مخرجات تلك العملية بدل الاكتفاء بالفاتورة.
- في دفتر الأستاذ. لا تفترض وجود خطوة نقل منفصلة تبحث عنها. ففي كثير من الإعدادات يكون تشغيل إنشاء المحاسبة في الوضع النهائي هو ما يضع القيود في دفتر الأستاذ، والسؤال المفيد هو هل هي هناك — لا أي عملية وضعتها.
- تم الترحيل. يبقى القيد في دفتر الأستاذ دون أن يحرّك الأرصدة حتى يُرحَّل. فإذا كان القيد موجودًا ولم يتحرك الرصيد فالترحيل هو الخطوة التي يُنظر إليها — وطريقة تشغيل الترحيل تختلف باختلاف الإعداد، فتحقق من إعداد دفترك بدل افتراض أنه يحدث من تلقاء نفسه.
- ظاهر في التقرير. الحالة التي يكتشفها أكثر الناس بالطريقة الصعبة، ولا تظهرها أي من الحالات الأربع السابقة. فالترحيل يحدّث الأرصدة، لكن تغيير التسلسل الهرمي يحتاج نشر مكعب التقارير (reporting cube)، فقد يغيب حساب جديد عن التقرير رغم ترحيل قيده. والفخ المجاور هو نوع المبلغ (amount type) — نشاط الفترة، أو منذ بداية السنة، أو منذ بداية المشروع — إذ يعطي أرقامًا معقولة وخاطئة إذا اختير خطأً، ولا أحد يراجع رقمًا يبدو قريبًا من الصواب.
معرفة الحالة التي بلغتها الفاتورة تحدد ما يجب إصلاحه. وتخطي ذلك إلى الخطوة الأخيرة هو ما يجعل الأمر يستغرق يومًا بدل عشر دقائق.
حالتا الفترة ليستا شيئًا واحدًا
تُغلق فترة دفتر الأستاذ المساعد وفترة دفتر الأستاذ العام كل على حدة، ويختلف العَرَض باختلاف أيهما مغلق. فالفترة المساعدة المغلقة تمنع إنشاء المحاسبة أصلًا، فلا تغادر الفاتورة الحالة الثانية. وفترة دفتر الأستاذ العام المغلقة تسمح بوجود المحاسبة وتمنع وصولها إلى الدفتر أو تحريكها للأرصدة فيه. تحقق منهما كلتيهما، كلًّا على حدة — وافتراض أن إحدى الحالتين تغني عن الأخرى من أكثر مواضع الالتباس في هذه المشكلة.
حالات شائعة
- فترة أُغلقت بين الاعتماد والمحاسبة.
- تركيبة حساب أُلغيت أو انتهى تاريخها بعد إدخال الفاتورة.
- عملية مجدولة تفشل بصمت — يستحق مراجعة سجل تنفيذها بدل افتراض أنها عملت.
ما ينبغي جمعه قبل فتح تذكرة
رقم الفاتورة، وأي الحالات الخمس بلغتها، ومخرجات إنشاء المحاسبة لتلك العملية، وحالتا الفترتين. هذه القائمة هي الفرق بين سلسلة رسائل تمتد يومين وردٍّ واحد.
إذا لم يفسّر أي مما سبق المشكلة، افتح تذكرة واذكر ما تحققت منه. قراءة هذا المقال لا تستهلك أي ساعات.