تظهر الفواتير معتمدة ومُتحقَّقًا منها، ولا تظهر محاسبتها في دفتر الأستاذ.
التسلسل الذي يجب التحقق منه بالترتيب
- تم التحقق. الفاتورة المعتمدة غير المتحقَّق منها لا توزيعات لها لتُحاسَب.
- تمت المحاسبة. ابحث عن أخطاء محاسبية على الفاتورة نفسها قبل أي مكان آخر — تركيبة حساب غير صالحة أو فترة مغلقة توقفها هنا، وهذه أكثر نقاط التوقف شيوعًا.
- تم النقل إلى دفتر الأستاذ. خطوة منفصلة، وغالبًا مجدولة.
- تم الترحيل. القيود المنقولة لا تحرّك الأرصدة حتى تُرحَّل.
معرفة أي من هذه الأربع وصلت إليها الفاتورة تحدد ما يجب إصلاحه. تخطي ذلك إلى الخطوة الأخيرة هو ما يجعل الأمر يستغرق يومًا بدل عشر دقائق.
حالات شائعة
- فترة أُغلقت بين الاعتماد والمحاسبة.
- تركيبة حساب أُلغيت أو انتهى تاريخها بعد إدخال الفاتورة.
- عملية نقل مجدولة تفشل بصمت — يستحق مراجعة سجل تنفيذها بدل افتراض أنها عملت.
إذا لم يفسّر أي مما سبق المشكلة، افتح تذكرة واذكر ما تحققت منه. قراءة هذا المقال لا تستهلك أي ساعات.